GestFuturo Programa de gestión para taller mecanico. Cambio de año: ¿tengo que hacer algo?

Al iniciar el nuevo año, es posible que tengamos que hacer algunos cambios en el programa de gestión de taller para, por un lado ajustar la numeración de los documentos de venta si deseamos tener una numeración anualizada y para iniciar los apuntes contables en los libros correspondientes al año que se inicia.

Para lo primero, simplemente deberemos prestar atención al primer documento del año que realicemos. Una vez creado (con la numeración que corresponda) accederemos al Menú y pincharemos sobre la opción Cambiar Número/Serie al documento y en la ventana que se nos abre anotar la numeración correspondiente en el formato 20170001 o 170001, por ejemplo, teniendo cuidado en que dicho número sea mayor a los anteriores (si teníamos antes una numeración del tipo 20160001 y cambiamos a 2017001, la nueva numeración es menor que la anterior y por ello el software emitirá las nuevas facturas con la estructura 2017XXXXX porque para asignar el número del documento toma el más alto de los ya hechos y le suma 1).

cambio de numero programa gestion taller

En cuanto a la contabilidad, en Varios->Configuración->Tipos de IVA hay un campo correspondiente al Ejercicio Contable.  Allí anotaremos el año 2017.  Hay que tener en cuenta que si una vez cambiado deseamos anotar un pago con fecha 2016 y que este se pase a contabilidad, previamente deberemos cambiar ese número a 2016 para que el programa de taller no nos indique que no se anota en contabilidad al no corresponder la fecha de cobro o pago con el ejercicio en curso.

Para la regularización y cierre del ejercicio en el menú de la contabilidad encontrará las opciones correspondientes.  Recomendamos que en este caso se pongan en contacto con el departamento técnico para que les apoyen y guíen en su realización para asegurar el buen fin del proceso.

GestFuturo, programa de taller mecánico. Más facturación y menor rentabilidad: Crece la importancia de la gestión

Se hacía eco el diario Sur el pasado fin de semana de la recuperación del sector de los talleres de automoción.

A nivel nacional, un informe de Audatex señala que la facturación ha subido un 5%, aunque según  directivos del sector ese aumento de facturación no implica un aumento de la rentabilidad: « los precios no se han subido con la crisis, lo que ha producido que el margen de beneficios para el empresario sea muy escaso» dice Eduardo García, presidente  de Fedama.

Es evidente que el aumento de la competencia, el acceso a información de precios y la menor disponibilidad económica de los últimos años han hecho que el cliente tienda como es normal a escoger lo que más beneficia (a priori) a su bolsillo y que todos los profesionales del sector nos veamos obligados a ajustar nuestros precios.

Precisamente, esa disminución de la rentabilidad lleva a muchos negocios a un punto de equilibrio en el que cualquier desajuste (cambio de márgenes del proveedor o de nuestros precios de venta, menor rendimiento de la mano de obra, o peor gestión y vigilancia de los cobros) implica la entrada en pérdidas de una forma inmediata.

Para evitarlo, el profesional deberá cada vez llevar un control más exhaustivo de su gestión; para ello GestFuturo, el programa de gestión de taller, es la herramienta más adecuada.

Análisis de rentabilidad de empleado el en software de taller

Potente, flexible y abierto, es capaz de adaptarse a todo tipo de taller, ya sea de mecánica, de chapa y pintura, de motos,  de neumáticos, de vehículo industrial, agrícola e incluso de náutica deportiva. Además, al contar con el respaldo de un servicio técnico experimentado y disponible de forma rápida proporciona al usuario la tranquilidad de poder dedicarse al trabajo de taller y dejar la parte técnica de su software de gestión en manos de profesionales, siempre con el objetivo de hacer más rentable su negocio.

Pida información sin compromiso a través de nuestros medios de contacto habituales.

GestFuturo, programa de gestión para taller: Nueva página con trucos

Cuando utilizamos el programa de gestión para talleres mecánicos, nos centramos habitualmente en aprender los conceptos básicos como son la recepción y alta del cliente y vehículo, la emisión del resguardo de depósito y la posterior facturación. De ahí se suele pasar a las compras o a la gestión de tiempos, u otros módulos, en función de los intereses o necesidades del usuario.

Una vez conseguido ese rendimiento básico, es habitual el estancarse en un uso casi rutinario, pero el software de taller siempre ofrece un poco más a quien lo utiliza. Por ello, solemos publicar en ocasiones en este blog información  acerca de alguna de las características o módulos de GestFuturo.

Por otra parte, ponemos a disposición de nuestros clientes los manuales y vídeos de formación para que puedan descubrir y aprender lo que gestiona la aplicación.

Soporte del software de talleres

Con el objetivo de mejorar la experiencia de usuario, hemos querido ir un paso más allá y ofrecer a nuestros usuarios información acerca de pequeños trucos y funcionalidades del programa de taller para que puedan obtener un poco más de rendimiento y su utilización sea más satisfactoria.

Periódicamente, en un nuevo apartado de nuestra web, publicamos unas breves notas donde encontrarán esa pequeña ayuda para alcanzar una mayor facilidad de uso y extraer de su inversión más rendimiento y la utilidad que esperaban. La hemos llamado "Trucos".

Por supuesto que no hay que recordarles que el servicio de mantenimiento incluye la resolución de dudas en el uso del programa, y pueden ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica a través de los medios que les ofrecemos aquí.

Futuro Informática Profesional, S.L. desarrolla programas de gestión, especializándose en software de gestión y facturación para talleres, ya sean de mecánica, de motos, de chapa y pintura, de neumáticos, de vehículos industriales y/o agrícolas incluso de náutica deportiva.

GestFuturo programa para taller: La rentabilidad en la gestión del taller (II)

Hablábamos en el anterior artículo de la forma de obtener rentabilidad en la gestión del taller mecánico, y veíamos que el mercado y la competencia nos limitan tanto a la hora de obtener mejores precios de compra que nuestros competidores como a la hora de poder cobrar un precio de mano de obra superior a la de estos.

Entonces, al tener estos limites, deberemos trabajar en la maximización del rendimiento de nuestro negocio para obtener el mayor beneficio posible.

¿Qué  aspectos deberemos trabajar para ello? Vamos a mencionar algunos de ellos:

1.- Obtener la clientela suficiente. Y verán que no digo más clientela, si no la suficiente. ¿Y que es suficiente en nuestro caso? Es el máximo volumen de trabajo que podemos atender de acuerdo las condiciones de nuestro taller, atendiendo al espacio del que disponemos y a la carga de trabajo asumible por nuestro equipo de trabajadores. 

Debemos recalcar que tan mala es la falta de clientela como el exceso de esta. La reputación es un aspecto importante a cuidar y si no somos puntuales en el trabajo, se nos acumulan los vehículos sin reparar en la puerta, trabajamos con prisas y se hace todo de forma precipitada, acabaremos por perder clientela, no sólo de la que ya teníamos, si no que la futura no llegará porque no obtendremos publicidad de nuestro mejor publicista: el cliente satisfecho.

Por supuesto que la publicidad, la gestión de redes sociales,  la colaboración con clubs o los acuerdos con empresas y compañías aseguradoras son otras vías que podremos usar para traer más trabajo a nuestro negocio.

Planning del taller

Ese volumen suficiente lo optimizaremos con una gestión eficiente de la capacidad del taller. Un planning efectivo nos permitirá evitar horas sin carga de trabajo, evitando tiempos muertos;  recuerde:  ¡los gastos fijos se pagan aún con la puerta cerrada!

2.- Si cuidamos la productividad de las instalaciones, también deberemos cuidar la productividad de los trabajadores (y recuerde, usted también lo es) no solo manteniendo un control de su actividad (control de tiempos) si no procurando que conozcan su trabajo (formación) y que el entorno les ayude (limpieza, organización, iluminación, temperatura) para ser lo más eficaces posible.

3.- Decía Pirelli en un anuncio que “la potencia sin control no sirve de nada”. El uso de herramientas de control como un programa de gestión para taller adecuado, nos permite conocer la situación económica de nuestro taller y el rendimiento de nuestros empleados, proveedores y clientes,  vigilar su evolución y tomar medidas en caso de que no se obtengan los resultados esperados.

Si desean más información, el equipo de Futuro Informática está a su disposición a través de varios medios de contacto.

Futuro Informática Profesional, S.L. desarrolla programas de gestión, especializándose especialmente en software de gestión y facturación para talleres, ya sean de mecánica, de motos, de chapa y pintura, de neumáticos, de vehículos industriales y/o agrícolas incluso de náutica deportiva.

GestFuturo programa para taller: La rentabilidad en la gestión del taller (I)

A la hora de gestionar nuestro taller, no debemos olvidar que no deja de ser un negocio, como también lo es una gran multinacional o un pequeño kiosco de chucherías.

Dentro de esa gestión de taller, debemos tender a los objetivos  primordiales de un negocio:

Evidentemente (y aunque algunos profesores de economía no lo pongan en primer lugar) lo primordial es la rentabilidad.  Invertimos dinero, propiedades y esfuerzo para obtener un fruto, indispensable para mantener el negocio en pie y seguir dedicándole nuestro trabajo.

Visto de un modo esquemático, la rentabilidad estará relacionada con nuestra habilidad al gestionar nuestros costes, los márgenes comerciales que obtengamos, y el volumen de operaciones que realicemos en el taller.

Debemos ser conscientes de que a nivel de los dos primeros conceptos, el margen de maniobra con el que podemos contar está bastante limitado. Los precios y descuentos de nuestros proveedores están muy extendidos y nuestras condiciones serán las mismas o muy parecidas a las de nuestra competencia, o los costes de suministros (electricidad, agua, teléfono) o los de la mano de obra son prácticamente comunes a todos.  Con ello, su control mediante un programa de gestión de taller es primordial para no desviarnos de los de nuestros competidores.

Albaranes de un proveedor en el programa de gestión de taller

Por la parte de las ventas, la  ampliación de la capacidad de acceso a la información del cliente hace que se estabilicen los precios, y prácticamente estemos sometidos a una dictadura del mercado a la hora de marcar los precios de la mano de obra y debamos ser cautelosos con los márgenes de los materiales, dado que el cliente puede acceder a información de precios y no contar con nuestros servicios porque los encuentre desmedidos. En cuanto a la relación con las aseguradoras, estas ya cuentan con sus propios baremos y poco hay que hacer en este aspecto.

Por ello, lo lógico y factible es intentar trabajar en la tercera parte de la ecuación: el volumen de operaciones. Por ello, nuestro objetivo, será el obtener el máximo de estas que nos permita nuestro taller, tema que analizaremos en nuestra siguiente publicación.

Futuro Informática desarrolla software de gestión para taller, ya sea mecánico, de chapa y pintura, para motos, neumáticos, vehículos industriales, maquinaria agrícola y de obras públicas e incluso náutica deportiva.

GestFuturo, software de gestión para taller: Los diferentes modos de facturación.

Los talleres que trabajan con GestFuturo programa para taller son de muy variados tipos y sectores:
Desde mecánica de turismos a vehículo industrial, pasando por chapa y pintura, motos, neumáticos, vehículos agrícolas e incluso náutica; pero todos ellos tienen algo en común como negocio: la obligación (y necesidad) de facturar.

Ahora bien, a la hora de facturar cada taller tendrá unas necesidades diferentes según su tipología, estructura o tipo de cliente. Por ello, en el software de gestión y facturación para talleres mecánicos hemos diseñado el módulo de facturación de manera que cualquiera de ellos pueda encontrar la manera adecuada.

¿Qué opciones tenemos a la hora de facturar? vamos a enumerarlas y a explicar en que consisten.:

1.- Facturación directa desde una orden de reparación o un albarán:
La factura se creará a partir del contenido de estos, evidentemente con la fecha del momento en que se cree y la numeración inmediatamente superior al número de factura más alto que exista.

2.- Generar facturas desde el módulo de facturación atendiendo a diferentes criterios:

• a.- Facturar todos los albaranes existentes (órdenes cerradas pasadas a albarán).
• b.- Facturar los albaranes marcados en la lista de albaranes.
• c.- Facturar a un cliente,  grupo de clientes o a los clientes marcados en la lista de clientes.
• d.- Facturar los albaranes de un vehículo determinado (por matrícula).
• e.- Facturar los albaranes cobrados.
• f.- Generar una factura directamente sin albarán.

Dentro de las facturas que aglutinan diferentes trabajos y/o vehículos también tendremos la opción de emitir una factura por cada vehículo (matrícula) o de resumir el contenido de cada uno de los albaranes (con la frase "según nuestro albarán número.....")

Facturación en el programa de gestión de taller

Por último, los talleres que trabajan con aseguradoras también tienen la opción de introducir el importe de la franquicia en el documento de venta y una vez realizada la factura dividir esta en dos, una destinada al asegurado por el importe de la franquicia y otra por el resto a la aseguradora, tema en el que ahondaremos en un artículo posterior.

Les recordamos que nos tienen a su disposición a través de estos medios de contacto

GestFuturo Software de taller: ¿pensando en cambiar a GestFuturo?

La instalación del software de gestión para taller suele realizarse de inmediato para la apertura de un nuevo taller o para el cambio de una aplicación que ha dejado de funcionar (el programa a sustituir estaba en un Windows antiguo como XP,  y ya no funciona en el Windows 10 del ordenador que hemos comprado, por ejemplo).

En el caso de que el cambio sea planificado, se suele dejar para fechas en las que coincida con un fin de ciclo, habitualmente el cierre contable o el cambio de año. Este último es el más frecuente, y es por ello que durante el mes de diciembre se dispare el número de instalaciones y configuraciones que realizan nuestros compañeros del departamento técnico.

A ello se une también el esfuerzo extraordinario que deben realizar, especialmente la última semana del año y la primera del entrante, para apoyar a los clientes en el cambio de año (apertura de contabilidad, ajustes de contadores....)

Por ello, y para que les demos el mejor servicio, recomendamos anticipar la instalación al mes de noviembre, inicios de diciembre; con ello nuestro cliente se asegurará por nuestra parte de que recibirá la mejor atención posible y por otra parte dispondrá de un tiempo de adaptación al programa antes de iniciarse en el uso definitivo antes de principios de año.

A destacar que en muchas ocasiones y a petición del cliente, dejamos instalada una base de datos para pruebas, y al empezar ya a usar el programa de taller de forma definitiva, se cambia por una base de datos limpia para empezar a trabajar.

Estamos a su disposición para solventar las dudas que puedan tener al respecto a través de los medios de contacto habituales.

GestFuturo software de gestión para talleres mecánicos: ¿qué vamos cambiando?

Los clientes de nuestro programa de gestión y facturación para taller tienen acceso, mediante el pago de la cuota de mantenimiento al servicio de asistencia técnica, a la modificación de los formatos de impresión, a la resolución de dudas y a las actualizaciones del software.

En cuanto a la asistencia técnica, como su nombre indica, se refiere a la solución de problemas de malfuncionamiento del programa.
Con respecto a la modificación de los formatos de impresión, se pueden modificar la forma y el contenido de los diferentes documentos a la hora de imprimirlos (facturas, albaranes...)
La resolución de dudas, como su nombre indica, pone a disposición de los usuarios al equipo de soporte para aclarar los conceptos que no hayan quedado claros en los manuales de ayuda o en los vídeos formativos.

Soporte software de taller

Esos tres primeros conceptos los tenemos claros dado que en el uso se refleja su contenido, pero en muchas ocasiones nos preguntan ¿qué se contempla en las actualizaciones de software?

En ese aspecto, deberemos distinguir tres vertientes:

La primera abarca la resolución de fallos que pueda presentar la aplicación. A pesar de realizar extensas baterías de prueba para comprobar que GestFuturo responde adecuadamente, en ocasiones pequeños detalles escapan a la inspección. En cuanto son localizados se modifica el código para que no se repitan.

La segunda contempla la adecuación del programa a la legalidad vigente. Si la normativa cambia, Futuro Informática llevará a cabo los cambios necesarios para que los clientes que pagan el servicio de mantenimiento dispongan de las herramientas dentro del software que cumplan la normativa modificada.

La tercera se refiere a la adición de nuevas funcionalidades o mejora de las ya existentes. Ya sea por iniciativa propia o gracias a las aportaciones de nuestra extensa base de clientes, el objetivo de nuestro equipo de desarrollo es el ofrecer una herramienta completa, ágil y útil para la gestión, facturación y control en el taller de mecánica de automoción.

Para conocer estos cambios, nuestros usuarios disponen en nuestra web un apartado dedicado a la enumeración de las diferentes versiones y los cambios aplicados en cada uno de ellos.

Siempre con la idea de dar un mejor servicio, estamos a su disposición a través de los habituales medios de contacto

GestFuturo Programa para Taller: Mejorada la información de beneficio de una orden de reparación o documento de venta

GestFuturo, el programa de gestión de taller ofrece a sus usuarios la posibilidad de acceder a información acerca de la rentabilidad de su trabajo (tal como comentábamos en  nuestro post anterior).

En Futuro Informática trabajamos basándonos en un objetivo de mejora continua de nuestro software de talleres, ya sea con la adición de nueves funcionalidades o ya sea a través del perfeccionamiento de los procesos existentes.

Con relación a este último aspecto, hemos estado trabajando en la interfaz que presenta el cálculo del beneficio de un documento de venta. Así pues, ahora podremos de un vistazo separar de forma clara los costes de los ingresos y en el caso de los procesos que incluyan mano de obra, gestionando su inclusión o no en el cálculo final.

Análisis del beneficio de una orden de reparación del software de gestión y facturación para taller

Con relación a la mano de obra, también ha evolucionado la inclusión y gestión de los costes de cada empleado, tema al que dedicaremos una próxima entrada de esta bitácora.

Si desean más información, el equipo de Futuro Informática está a su disposición a través de varios medios de contacto.

Futuro Informática Profesional, S.L. desarrolla programas de gestión, especializándose en software de gestión y facturación para talleres, ya sean de mecánica, de motos, de chapa y pintura, de neumáticos, de vehículos industriales y/o agrícolas incluso de náutica deportiva.

GestFuturo Programa para Taller: ¿por qué necesito un software de gestión? (2)

Analizábamos en la entrada anterior algunos motivos por los cuales es necesaria  la implantación de un software de taller mecánico en los negocios de reparación de vehículos. Hablábamos de la unificación de datos,  del seguimiento de las ventas, de la gestión de las compras  y las existencias,  la posibilidad de compartir datos contables y el archivo de datos de personal.

Todo ello se organiza en un ERP de manera que las tareas repetitivas se realicen de forma más sencilla y por ello con un ahorro de tiempo considerable (dos ejemplos sencillos son el cobro de facturas por antigüedad o la introducción de la fecha y kilómetros de una operación de mantenimiento con un solo click).

Análisis de un artículo en el software de talleres

Gracias a la organización de la información, dispondremos de esta de una forma ordenada, de manera que nos proporcione datos útiles y comprensibles, que además, con GestFuturo Programa para Taller, podremos personalizar de acuerdo a nuestros gustos y/o necesidades.

Conocer la rentabilidad de una reparación, los pagos pendientes para un periodo determinado, las compras realizadas a un proveedor o los diferentes precios de un repuesto según quien lo suministra, por poner algunos ejemplos, son datos que nos apoyarán en la toma de decisiones, haciendo estas más acertadas y por ello aumentando la rentabilidad del taller.

Tampoco hay que olvidar la disposición y agilidad para informar al cliente de la situación de su reparación,  el aviso de la proximidad de una revisión o de la ITV refuerzan nuestra imagen frente a nuestra clientela, la ponen en valor y la fidelizan, asegurando un flujo de trabajo indispensable para el buen funcionamiento de nuestro negocio.

Por último, los módulos que permiten la recepción a pie de vehículo o la movilidad por el taller, para por ejemplo el control de los tiempos de trabajo  gracias al uso de tablets, consiguen un ahorro de tiempo considerable, que amortiza con creces la inversión realizada en el programa de gestión de talleres.

Si desean más información, dejen sus datos en nuestra web y nos pondremos en contacto con Vds.

GestFuturo Programa para Taller: ¿por qué necesito un software de gestión? (1)

Existen varias razones por las cuales es conveniente implantar un programa de gestión para taller completo como GestFuturo. En esta serie de publicaciones enumeraremos algunas de ellas.

La principal y más evidente, es evitar la dispersión de datos. Hemos visto en algún cliente como gestionaba los resguardos de depósito y las ordenes de reparación en papel, las facturas de venta en hojas de Excel, y las compras simplemente archivando las facturas de que le emitían sus proveedores, dejando la contabilidad en manos de su gestor, y sin llevar control de caja alguno.

Con GestFuturo Programa para taller, todo el proceso de la venta está relacionado y trazado, desde el momento que elaboramos el presupuesto para nuestro cliente hasta el momento que ha pagado completamente la reparación, dejando el resguardo de depósito ligado a la orden de reparación y completando el historial del vehículo a medida que  el cliente vuelve a nuestro taller.

Resguardo de depósito

Por el lado de las compras, verificaremos la entrada del material (cargándolo en las órdenes de reparación correspondientes, si queremos) controlaremos el stock y comprobaremos que las facturas emitidas por nuestros proveedores se corresponden con lo recibido y devuelto.

Todas esas operaciones se podrán volcar directamente a la contabilidad de nuestro software de talleres o a un fichero para enviárselo a nuestro gestor, para que este lo cargue directamente en su programa contable (no olvide pedirle un descuento en su cuota mensual por el ahorro de trabajo) y por último, sabremos en todo momento que tenemos en caja, que nos deben, cuando debemos cobrar, lo que debemos y cuando debemos  pagarlo.

En cuanto a la gestión de personal, no sólo podremos tener un control de las nóminas y pagos a nuestros empleados, si no que con GestFuturo Programa para Taller dispondremos de un módulo para el control de los tiempos de trabajo e informes de rendimiento de nuestros trabajadores.

Si desea más información al respecto, estamos a su disposición a través de estos medios de contacto.

GestFuturo Programa para Taller: implementada la generación del fichero para el anticipo de los adeudos de acuerdo a la normativa SEPA

El software de gestión y facturación para talleres GestFuturo ya incluyó en su día la emisión del fichero XML para el adeudo de las domiciliaciones según la normativa SEPA, como ya informamos.

Ese tipo de fichero sustituía al equivalente según la normativa de la AEB (Asociación Española de Banca) conocido como Cuaderno 19, y que servía para gestionar el cobro de los recibos a través de nuestra entidad bancaria.

La AEB entre otros, ponía a disposición de sus usuarios, otro cuaderno, el 58, para el anticipo y la gestión de los recibos.  Mediante este instrumento, la entidad bancaria anticipaba en crédito al cliente el importe de los créditos comerciales y se encargaba de su gestión. Es decir, cedemos a nuestro banco la gestión de los cobros aplazados y solicitamos que nos anticipe su importe. No debemos confundir esta operativa con el descuento de efectos (letras y/o pagarés) que se gestionan de forma diferente.

Sepa en el programa de gestión y facturación para talleres

El antiguo Cuaderno 58 tiene su continuidad en la normativa SEPA en los llamados Anticipos de Crédito o Anticipos de Adeudo, cuya finalidad es la misma que este.

GestFuturo Programa para Taller ya pone a disposición de la administración del taller la posibilidad de emitir el fichero acorde a la nueva norma, y así poder disponer (siempre que lo hayamos negociado previamente con nuestra entidad bancaria) de los importes de los cobros aplazados.

Evidentemente, esta prestación no solo está en el software para talleres, si no que está asimismo implementada en el resto de versiones de GestFuturo que comercializamos.

GestFuturo Programa para Taller: el módulo para la gestión de clientes CMR

En el software de gestión y facturación para talleres tenemos la opción de contar con un módulo para la gestión de clientes o CMR (Customer Relationship Management).

¿Cuál es el la función de dicho módulo?  En GestFuturo Programa para Taller ofrecemos una base de datos de clientes donde introduciremos los datos de las personas físicas o jurídicas con las que tengamos relaciones comerciales.

Pero en ocasiones, y en función de las características y/o la forma de trabajar de nuestro taller, no desearemos mezclar los clientes que ya han iniciado una transacción económica (nos han solicitado un trabajo o nos han realizado una compra) con los que son potenciales clientes a los que, por ejemplo, les hemos ofrecido nuestros servicios o en el caso de que gestionemos paralelamente la venta de vehículos, aquellos que han solicitado información acerca de estos.

Este módulo CRM no está activado por defecto en GestFuturo Programa para Taller. Su activación deberá solicitarla a nuestro departamento técnico.

Una vez activada, el trabajo principal se desarrollará en una ventana como esta:

Módulo CRM del Software para talleres

En ella podremos anotar las gestiones comerciales (llamadas, reuniones, visitas, envíos de documentación) realizadas con los clientes potenciales, así como los datos de contacto de estos.

En el caso de que se inicie definitivamente una relación comercial con uno de ellos y debamos incluir sus datos en nuestra base de datos de clientes, en el menú, entre otras opciones, encontraremos un acceso para darlo de alta en dicho fichero.

Además, desde allí podremos crear presupuestos, generar alarmas, o incluso copiar los datos a Outlook.

Como siempre, seguimos trabajando de continuo en nuestro programa de facturación y gestión de talleres para que nuestros usuarios encuentren en él la forma idónea de trabajar.

GestFuturo programa para Taller: Recordamos el envío de SMS desde el software de gestión para talleres.

Una de las facetas que gestiona GestFuturo Programa para taller, además de la facturación, contabilidad o control de operarios, es la relación con nuestros clientes. Aparte del módulo de CMR, del que hablaremos en un  próxima ocasión, la opción de mantener al cliente informado puede dar un valor añadido a nuestro trabajo e incrementa la confianza de este en nuestros servicios, ya que le proporciona una sensación de control.


Ya hablamos en su día de que en el programa para talleres estaba disponible la emisión de SMS.

Dicho envío puede realizarse desde diferentes apartados del software para, por ejemplo, avisar al cliente de que la reparación ha sido finalizada e indicarle el importe de la factura emitida.

Para hacerlo crearíamos una plantilla desde Varios->Plantillas SMS  y asignaríamos un texto por defecto e indicaríamos los campos del documento variables que se incluirían (Matrícula, importe, nombre del cliente...). Al pulsar sobre Envío de SMS se nos mostrará en pantalla una ventana con el texto predeterminado, que además es editable e incluso permite escoger entre diferentes modelos que ya habremos dado de alta en el software de gestión para talleres.

Plantilla SMS del programa para talleres

El servicio de envío de SMS lo proporcionan compañías ajenas a Futuro Informática, y es cobrado por estas (normalmente mediante la adquisición de "paquetes") y no es necesario el uso de  un número de móvil de la empresa, ya que el proveedor ya lo proporciona.



Si desean más información acerca de  esta u otra funcionalidad de nuestro programa para taller de automoción, no duden en ponerse en contacto con nosotros.

GestFuturo software para talleres: pequeñas novedades aplicadas al programa de gestión y facturación

Un software para taller mecánico (y cualquier otro, por supuesto) debe ser un elemento vivo para garantizar que se pueda obtener el máximo provecho.
En el trabajo diario, ya sea en un taller, una oficina, una tienda o cualquier otro tipo de empresa, interactuamos con un entorno que cambia constantemente, y adoptamos medidas para adaptarnos a este con el objeto de conservar o incrementar el rendimiento y la rentabilidad de nuestro negocio.

En Futuro Informática prestamos mucha atención a la información y comentarios que recibimos de nuestros clientes. Evidentemente, cuando se detecta un malfuncionamiento en el software (a pesar de que se prueba de manera exhaustiva) se actúa de inmediato para corregirlo, pero además, procuramos tener en cuenta las mejoras o cambios que nos sugieren para aplicárselos en lo posible a GestFuturo Talleres.

Un par de ejemplos recientes:

Desde la versión 160.802, si nos encontramos en un presupuesto, orden de reparación, albarán de venta, factura de venta o la ventana de alta del planning de talleres, si pulsamos la tecla F8 accederemos directamente al historial del vehículo.

Historial de vehículo programa para taller

En las ventanas de cobros y pagos, se ha añadido un campo para indicar el importe que se entrega en efectivo para que el programa informe del cambio a devolver.


Evidentemente, hay que tener actualizado el software para obtener acceso a las novedades. GestFuturo presenta un aviso en pantalla a partir de la fecha en la que la versión instalada tiene 3 meses, como ya mencionamos aquí.


En el apartado soporte de nuestra web hay un enlace para conocer las modificaciones aplicadas a cada versión. No obstante, cuando eche en falta algo en el programa para taller, consulte a nuestros compañeros del departamento técnico: puede que ya lo hayan aplicado o puedan implementarlo en una versión futura.

GestFuturo Programa para Taller: La gestión de las compras, tan importante como la de ventas

Los tiempos van cambiando: la crisis de los últimos años, el mejor acceso a la información o la intensificación de la competencia, entre otros factores, obligan al taller de hoy en día a optimizar en lo posible su actividad para maximizar la rentabilidad, cuando no, en algunos casos, asegurar su supervivencia.

Está claro que el control de la facturación es el aspecto principal dentro de la actividad de la gestión administrativa del taller, y cuando implantamos el  programa de gestión para talleres, es el primer concepto que se enseña para iniciar su uso (junto, por supuesto, a la emisión de los resguardos de depósito).

Pero a la hora de gestionar la parte económica hemos observado que hay cierto exceso de confianza a la hora de llevar un control de las compras y sus pagos.

Es habitual que el profesional, especialmente en los talleres de automoción en los que no hay un administrativo dedicado a ello o dónde este no tiene la herramienta adecuada, obvie el trabajo de repasar los albaranes de compra, cotejarlos con las facturas, controlar las notas de devolución o los pagos efectuados, cuando esta parte del negocio es tan importante y crítica como la de ventas.

GestFuturo, el software de gestión y facturación para taller, incluye un completo módulo de compras donde podremos no solo realizar el trabajo anteriormente mencionado, si no que permite también enlazar y cargar las compras en las ordenes de reparación, comparar precios según el proveedor u obtener informes de compras para tener un arma a la hora de negociar los descuentos con nuestros recambistas.

Informe de compras software gestión para taller

Evidentemente, Gest Futuro Programa para Taller, también contempla los demás aspectos de la gestión de nuestro negocio, entre otros: almacén, control de tiempos, contabilidad, tesorería, histórico del vehículo, control de periodos de mantenimiento o ITV, planning del taller, control y gestión de los vehículos de sustitución. Además, el equipo de desarrollo de Futuro Informática trabaja de continuo con su extensa base de clientes para depurar y mejorar el software de talleres para ofrecer siempre una herramienta completa y actualizada.

GestFuturo Programa para Taller: Ahora con firma digitalizada

Damos la bienvenida a aquellos talleres que se acaban de incorporar después de unas merecidas vacaciones.

Quienes trabajamos para el desarrollo y asistencia del programa de gestión y facturación para taller no nos hemos detenido (bueno, si, pero siempre quedando el equipo suficiente para que nuestros clientes dispongan de soporte y apoyo) y acabamos de lanzar el módulo para la firma digitalizada de los resguardos de depósito.

Ya tenemos a los primeros clientes disfrutando de sus prestaciones. Para ello, por supuesto, se han proveído de una tableta digitalizadora y pueden conservar los resguardos de depósito en su ordenador.

La pregunta que siempre se nos ha hecho es si este tipo de firma se podría capturar desde una tablet o un  teléfono móvil. Y la respuesta es no. La firma en los teléfonos y tablets es (salvo unas pocas excepciones) una imagen plana. Una tableta digitalizadora captura otros parámetros de la firma como son trazo, aceleración. la progresión de la presión y el ángulo del lápiz al firmar, produciendo un fichero individual y único. Con un certificado digital se complementan los detalles de la fecha y hora, creando una huella exclusiva que se liga al documento haciéndolo único y acorde a las directivas de la UE.

Desde 1992, Futuro Informática Profesional desarrolla software de gestión para talleres mecánicos, empresas de fabricación y montaje de toldos, de enmarcación y para PYMEs en general. Nuestro objetivo: !hacer su trabajo más efectivo y su empresa más rentable!

GestFuturo Programa para Taller: Riesgos de la informática en el taller

Como profesionales, procuraremos tener las herramientas adecuadas para nuestro trabajo y mantenerlas en estado óptimo. Los equipos informáticos y sus aplicaciones no dejan de ser otra herramienta mas, y por ello, el empresario debería contar con el software adecuado.


Entre ellos determinaremos cuatro tipos principales:


a.- Programas de comunicación: Un gestor de correo electrónico (Outlook, Thunderbird) es hoy en día esencial. Otros opcionales como Skype o Whatsapp en web pueden ser útiles en función  de como nos comuniquemos con nuestros clientes o colaboradores.


b.- Programas de gestión y facturación: El uso de una aplicación que nos permita controlar el flujo económico y la relación con nuestros clientes ya queda fuera de toda duda en un taller actual.
GestFuturo programa de gestión para taller es uno de los programas más completos del mercado, que no solo le proporcionará una imagen fidedigna de la situación económica del taller, sino que le ofrece toda una serie de módulos para controlar tiempos de trabajo, los vehículos propios, la contabilidad entre otras muchas opciones, de una forma ágil e intuitiva.


c.- Programas de consulta técnica: GT Estimate o Audatex por ejemplo, son dos de las aplicaciones más completas del mercado para consultar despieces o configuraciones según el tipo de vehículo.
El contar con una imagen detallada antes del desmontaje facilita y agiliza enormemente la labor del mecánico.


d.- Programas de prevención: Un antivirus (y aquí no vamos a mojarnos por nadie ;) ) no asegura al cien por cien la inmunidad frente a troyanos y virus informáticos, pero es esencial en cualquier actividad en la que un equipo tenga contacto con redes externas. Y por si acaso el problema no tiene remedio, un software de copias de seguridad como Cobian backup minimizará las consecuencias


Queremos recalcar también que si tenemos en cuenta la prevención de riesgos laborales en el trabajo físico, deberemos también tener en cuenta los riesgos a los cuales nos podemos ver expuestos en el uso de la informática.




Copia de seguridad programa de facturación para taller

A grandes rasgos destacaremos los siguientes:


1.- Ataques externos:
La entrada de programas maliciosos (como el virus de la policía o cryptolocker) aumenta al mismo ritmo que el uso de internet.  Hablábamos en el punto d del uso de antivirus. Recalcaremos siempre que el mejor antivirus es el sentido común; los piratas informáticos conocen perfectamente nuestras debilidades y el ahorro de unos euros a la hora de ver una película o tener un programa de forma gratuita deja una puerta abierta a las infecciones informáticas, con el riesgo de que el coste de una de ellas multiplique por mucho el ahorro buscado.


2.- Fallos internos: Las máquinas sometidas al uso no están exentas de fallos. En la informática, tanto el hardware (máquinas) como el software (programas) tienen una muy baja probabilidad de avería, pero esta presente. Por ello, al gestionar esa parte de nuestro taller es indispensable buscar la resiliencia, y una copia de seguridad nos garantiza el minimizar los daños en caso de problema.


3.- La pérdida de tiempo:  El acceso a un mundo plagado de información hace que en ocasiones nos sumerjamos en él y no nos demos cuenta del paso de los minutos.  En ese aspecto, la propia responsabilidad, tanto del empresario como de los operarios es primordial, y si con ello no basta, el limitar su uso o acceso para garantizar el rendimiento de la fuerza laboral se hará indispensable.


Y como siempre, el equipo de Futuro Informática está a disposición de sus clientes para apoyarles en la gestión de estos aspectos.

GestFuturo Programa para Taller: Últimos días para actualizar a Windows 10

Recordamos a nuestros lectores y usuarios de nuestro programa de gestión para taller que en estos días finaliza el plazo para actualizar desde Windows 7, 8 u 8.1 a Windows 10 de forma gratuita.

Desde este enlace: https://www.microsoft.com/es-es/windows/windows-10-upgrade podemos encontrar la ayuda necesaria para la realización de esta actualización, que no tendrá coste para los propietarios de equipos que reúnan los requisitos establecidos.

La fecha tope para la actualización gratuita es el día 29 de Julio de 2016.

Actualización a Windows 10

¿Afecta esta actualización a GestFuturo Programa para Taller? Normalmente no; en ocasiones, y según la configuración de Windows, después de la actualización, hay que realizar algunos ajustes para que los sistemas de seguridad permitan el acceso a redes de nuestro software para taller.  Como siempre, nuestros clientes tienen a su disposición el servicio de asistencia técnica de Futuro Informática que les dará apoyo y solucionará las incidencias que afecten al programa.

Los medios de contacto con el departamento de asistencia técnica de Futuro Informática los podrán encontrar en esta página.

Desde 1992, Futuro Informática Profesional desarrolla programas de gestión para talleres mecánicos, empresas de fabricación y montaje de toldos, de enmarcación y para PYMEs en general. Nuestro objetivo: !hacer su trabajo más efectivo y su empresa más rentable!

GestFuturo Programa para Taller: Conexión con GT Estimate y GT Motive

Desde Futuro Informática nos complacemos en anunciar que GT Motive ha confiado en nosotros y nuestro programa de gestión para taller y los usuarios de GestFuturo ya disponen del módulo de integración con el software de valoración de siniestros GT Motive Estimate gracias a la cual será posible importar directamente las valoraciones realizadas con la solución.

GT Motive Estimate programa de valoración de reparaciones y siniestros

Con 'GT Motive Estimate', el taller podrá calcular el coste de las reparaciones llevadas a cabo en un vehículo por daños de colisión, averías mecánicas y/o servicios de inspección. Utilizado por más de 11.500 talleres en toda Europa, 'Estimate' proporciona al profesional toda la información relativa a piezas, mano de obra y pintura.

Esta nueva prestación ofrece al profesional del taller contar con la potencia de una compañía líder en el sector de las valoraciones de reparaciones y siniestros, permitiéndole valorar y presupuestar sus trabajos de una forma ágil, profesional y actualizada, evitándole errores económicos y ahorrándole tiempo de búsqueda de repuestos, procedimientos y precios, lo que repercutirá en la mejora de la rentabilidad de su negocio

Agradecemos a GT Motive su disposición y colaboración, que demuestra la voluntad de generar valor al cliente que siempre les ha distinguido.

Nuestro equipo comercial estará encantado de mostrarle lo que el software de gestión para taller de mecánica de Futuro Informática puede hacer por su negocio, y el equipo de soporte técnico atenderá con gusto las dudas que puedan surgir a nuestros usuarios, como es habitual, a través de los medios de contacto que tienen a su disposición.

GestFuturo Programa para Taller: Nuevo comparador de compras y ventas de varios artículos

No cesamos en la inclusión de nuevas prestaciones en nuestro programa de facturación para talleres.

En esta ocasión, nuestros compañeros del departamento de desarrollo han añadido al módulo de artículos un comparador de las compras y/o ventas de hasta 5 referencias.

El usuario únicamente deberá seleccionar hasta 5 códigos de artículo y el software de gestión para taller le mostrará unas gráficas comparativas de las compras y de las ventas, tanto en número de unidades como en importe de las mismas.

Comparador compras y ventas de varios artículos en el software de talleres

 Como es habitual, esta nueva opción irá apareciendo en los usuarios que tengan suscrito el servicio de mantenimiento a medida que se vaya actualizando la versión que tengan instalada.

Si alguno de nuestros clientes desea que se le fuerce la actualización de su programa para talleres, no tiene mas que ponerse en contacto con futuro informática a través de los medios habituales

Además tengan en cuenta que estas características también están a la disposición de los clientes que utilizan las demás versiones de nuestro software destinadas a las empresas de fabricación y montaje de toldos, de enmarcación o PYMES en general.

GestFuturo Programa para Talleres: No olviden el Resguardo de Depósito.

Estos días comentábamos con un usuario de nuestro programa de facturación y gestión para taller mecánico el problema con el que se había encontrado al haber reparado un vehículo y no haberlo recogido su dueño dado que no podía o no quería abonar la factura del taller.
Seguro que más de uno se ha encontrado con esta situación. Y a quien no se haya enfrentado a ella aún le recordamos lo siguiente:


Real Decreto 1457/1986, de 10 de enero, por el que se regulan la actividad industrial y la prestación de servicios en los talleres de reparación de vehículos automóviles, de sus equipos y componentes.

Art. 14. 7.  En todos los casos en que el vehículo quede depositado en el taller, tanto para la elaboración de un presupuesto como para llevar a cabo una reparación previamente aceptada, el taller entregará al usuario un resguardo acreditativo del depósito del vehículo. En los casos en que exista presupuesto, éste, debidamente firmado por el taller y el usuario, hará las veces de resguardo de depósito.

Resguardo de depósito programa facturación para talleres

Es decir, para cualquier reclamación contra el cliente se nos exigirá un documento que justifique la presencia de ese vehículo en nuestras instalaciones. La falta del mismo puede suponer que nos veamos obligados a entregárselo a su dueño sin ningún tipo de contraprestación económica.

Por eso insistimos a los usuarios del software de gestión para talleres que usen y emitan dicho documento.  Es el primer paso para justificar que el moroso nos ha encargado un trabajo, además de que en cualquier inspección de las que llevan a cabo las diferentes administraciones en materia de consumo se nos va a exigir que cada vehículo presente en el taller disponga de su correspondiente resguardo de depósito.

Como es habitual, nuestro equipo queda a su disposición para cualquier aclaración que deseen a través de los medios habituales de contacto.

GestFuturo Programa para Taller: Nuevos accesos para el control de tesorería

Recalcamos a menudo que el objetivo al desarrollar nuestro software para taller mecánico es el ofrecer una herramienta útil, potente, intuitiva y fácil de usar en lo posible.

Nuestro departamento de programación recibe peticiones y procesa incidencias, y en base a la información extraída busca nuevos procedimientos para mejorar la experiencia de usuario del programa de gestión para talleres.

En esta ocasión, hablamos de un par de botones de acceso directo que los clientes que hayan actualizado el programa en las dos últimas semanas ya podrán encontrar en la pestaña de tesorería.

Cuando gestionamos los cobros y pagos hay información relevante que es necesaria para verificar los importes cobrados.  Como a la hora de obtener la información de los cobros esta se presentaba toda unificada (cobros en metálico, transferencias y cobros con tarjeta) el cliente debía realizar un filtrado para obtener los datos concretos de cada una de ellos.

Ahora, para acceder a la información exclusiva de los cobros a través de tarjeta de crédito de un día determinado, pulsaremos en el botón creado al efecto, Mov. Tarjetas, y accederemos a una lista de los cobros realizados con este medio de pago, con los datos relevantes de cada uno de ellos.

Botones de Bancos y Tarjetas del Software de gestión para talleres mecánicos

Otro botón nuevo en la tesorería es el botón Bancos, desde el cual obtendremos una lista de los bancos que tengamos dados de alta en la contabilidad, y seleccionando uno de ellos, sus movimientos de saldo en un rango de fechas concreto.

Hay que tener en cuenta que estos datos se obtienen de contabilidad, por lo que los movimientos no anotados en esta no se reflejarán en los información presentada.

Como siempre, el departamento técnico de Futuro Informática está a su disposición para aclarar las dudas que pudieran tener al respecto.

GestFuturo Programa para Taller: Presentación de declaraciones vía telemática

La filosofía de Futuro Informática incluye la aplicación de un sistema de mejora continua, mediante el seguimiento de las inquietudes que los clientes de GestFuturo Programa para taller hacen llegar a los departamentos técnico y comercial, o mediante el estudio de nuevas soluciones que mejoren la experiencia de los usuarios del software de taller.

Como nuestros lectores sabrán, la expansión progresiva de la informática y la accesibilidad de los ciudadanos y las empresas a Internet han llevado también a los organismos estatales a implementar  nuevas vías de relación entre el ciudadano y la administración, con el objetivo de agilizar las gestiones a realizar ante esta y abaratar costes.

Presentación telemática desde el software para talleres

Entre ellos,  la Agencia Tributaria ha agregado nuevos procedimientos incluyendo la obligación de presentar determinadas declaraciones por vía telemática. Por ello, en GestFuturo programa para taller estamos añadiendo dicha funcionalidad al módulo de contabilidad, con la vista puesta en poner a disposición de nuestros usuarios los principales documentos en un futuro no muy lejano. A fecha de hoy hemos añadido la posibilidad de presentar  los siguientes modelos:

•303 IVA. Autoliquidación

•340 IVA. Declaración informativa

•347 Declaración anual de operaciones con terceras personas

 En el caso del 347 también estamos trabajando en su mejora, con la implementación de  nuevos mecanismos para  verificar y confirmar los importes con los clientes y los proveedores. ¡Aproveche la potencia de GestFuturo para maximizar la rentabilidad de su tiempo!

Nuestro equipo comercial está a su disposición para mostrarle lo que el programa de gestión para taller de mecánica puede hacer por su negocio, y el equipo de soporte técnico atenderá con gusto las dudas que puedan tener nuestros usuarios, como siempre, a través de los habituales medios de contacto que ponemos a su disposición.

GestFuturo programa de gestión para taller: ¡Cuidado con el ransomware!

Desde este blog hablamos de las prestaciones de nuestro programa de gestión para talleres, pero esta vez vamos a referirnos a una amenaza que no solo afecta a nuestro software, si no que puede inutilizar nuestros equipos y hacernos perder el trabajo acumulado en estos.

El ransomware (del inglés ransom, rescate y software, programa) es un tipo de programa maligno (o virus) que se introduce normalmente oculto en un archivo de aspecto inocente y que al activarse encripta (codifica con una contraseña) los archivos de un equipo, con la finalidad de que paguemos un "rescate" al pirata informático para que los libere (cosa que desafortunadamente nunca sucede).

Como siempre, la primera protección empieza por el SC: ¿qué es el SC? Es el sentido común.

Por ello procuraremos implementar una serie de normas básicas:

1.- El ordenador del trabajo debe ser para el trabajo. Allí almacenamos el historial de clientes, las facturas, las órdenes de reparación, cobros y pagos. Es lógico pensar que si no dejamos expuesto el dinero en el mostrador, por ejemplo, tampoco vamos a exponer lo que nos genera dinero a un entorno vulnerable.  Si deseamos una actividad lúdica en las horas de descanso podríamos tener un segundo equipo con los mismos teclado, ratón y pantalla, sin acceso a los equipos de trabajo para que en caso de infección sea este el único afectado. Otra opción es generar un segundo usuario en el equipo con privilegios limitados (especialmente a la hora de manejar ficheros e instalar programas) para limitar asimismo los daños que pueda producir una infección.

2.- No abriremos ficheros que nos envíen desconocidos y verificaremos que los enlaces que recibimos por correo de compañías tipo Correos, DHL, o la Agencia Tributaria por ejemplo corresponden realmente a estas (y no suelen enviar ficheros....)

Ejemplo de engaño para bajar fichero

3.- Pregúntese que gana quien se toma la molestia de piratear un programa y colgarlo en la red. El software pirata es la principal fuente de virus

4.- Dispondremos de un software antivirus actualizado. En Internet podrán encontrar multitud de programas gratuitos y de pago que si bien nunca garantizan un 100% de efectividad si detendrán la mayoría de los ataques. También hay programas específicos contra este tipo de virus, si bien tampoco garantizan un 100 % de efectividad.

5.- Almacenaremos copias de seguridad fuera del equipo y que no puedan ser accesibles (memoria USB o disco duro externo que sólo se conecten para realizar la copia) o en sistemas de almacenamiento en la nube, que en caso de cambio de los ficheros guardan durante un tiempo copias de las versiones antiguas que son accesibles desde cualquier sitio, con lo cual en caso de problema, limpiaremos el PC infectado formateándolo (borrando entera los ficheros y reinstalando el sistema operativo desde 0) y volviendo a instalar el software que teníamos y recuperando las copias de seguridad.

En Futuro Informática estamos a disposición de los usuarios de nuestro software para taller para indicarles dónde y como guardar sus copias de seguridad para que siempre tengan disponibles las prestaciones de nuestro producto.

GestFuturo, programa para taller: Importación de valoraciones desde GT Estimate.

En Futuro Informática,  estamos  realizando las últimas pruebas para añadir a GestFuturo, el programa de gestión para taller,  la importación de valoraciones realizadas desde GT Estimate.

Esta nueva prestación ofrecerá al profesional del taller de mecánica contar con la potencia de una compañía líder en el sector de las valoraciones de reparaciones y siniestros, permitiéndole valorar y presupuestar sus trabajos de una forma ágil, profesional y actualizada, evitándole errores económicos y ahorrándole tiempo de búsqueda de repuestos, procedimientos y precios.

Así pues, el usuario de nuestro software para taller mecánico y de chapa y pintura podrá, desde la orden de reparación, importar las referencias a incluir en una reparación, las horas de trabajo y la cantidad de pintura, añadiendo los artículos que no tuviese dados de alta a la base de datos.

Agradecemos a GT Motive su disposición y colaboración, que demuestra la voluntad de generar valor al cliente que siempre les ha distinguido.

GestFuturo Programa para Taller: Insistimos, ¡la copia de seguridad!

La gestión de cualquier negocio, y no debemos olvidar que nuestro taller también lo es, debe contar con mecanismos para solventar los imprevistos que podamos encontrar en la vida de este.
Entre las múltiples variables que nos pueden afectar hay algunas que debemos considerar al trabajar con el o los programas de gestión de taller que utilicemos.
Es evidente que en caso de desastre (una pequeña chispa puede tener graves consecuencias en un entorno donde abundan combustibles, grasas y aceites), si obviamos la parte humana que debe estar por encima de todo, hay elementos que pueden ser sustituidos sin más menoscabo que el tiempo que se precise en reconstruirlos o adquirirlos y reinstalarlos, como la maquinaria y herramientas. Una póliza de seguro con las coberturas adecuadas es fundamental en estos casos. Pero la pérdida de los elementos informáticos es una circunstancia que debe estar prevista de una forma particular. Evidentemente, por la parte de los equipos no debería haber mayor problema a la hora de su sustitución, pero el software del taller contiene datos esenciales para la continuidad del negocio.
La base de datos de clientes, nuestros proveedores, los pagos y cobros pendientes son básicos para la continuidad o resiliencia del taller. Por ello, la prevención ante una pérdida de los elementos que contienen esos datos es imprescindible.

Eligiendo el destino de la copia de seguridad del programa para taller

La copia de seguridad es uno de los procesos esenciales en la informática.  Preserva (o debe preservar) el trabajo realizado en caso de incidente con los ficheros de datos.  Aparte de un desastre en el taller, estamos expuestos no sólo a posibles corrupciones de la base de datos o ataques externos con virus, sino que debemos tener en cuenta que un disco duro es un aparato electromecánico que funciona durante muchas horas al día girando a 5400 o 7200 RPM (e incluso más en determinados modelos) y no es raro encontrar equipos con una edad cercana a los diez años cuyos discos ya han superado con creces el ciclo de vida que se espera puedan soportar sin fallos y este se puede producir en cualquier momento.

A la hora de gestionar esas copias debemos considerar también el destino dónde las almacenamos. Como ya hemos visto, si uno de los factores de riesgo es la pérdida del disco duro, el almacenar la copia en el mismo disco  (que no obstante es adecuado hacerlo para prevenir fallos en la base de datos original y dejar un acceso rápido a los técnicos) no debe ser la única opción y será conveniente el almacenar también esos ficheros en otras dispositivos (disco duro externo, memoria USB);  y dado que muchas veces esos dispositivos acaban asimismo guardados en el taller y pueden perderse, una vía cómoda y que refuerza aún más nuestra seguridad es el almacenamiento en servidores externos conectados a través de Internet, cosa que conocerán los lectores como “la nube”.
En este caso enviaremos el fichero a los ordenadores de una empresa que los tendrá a nuestra disposición simplemente teniendo una conexión a Internet.
¿Y cómo puedo acceder a los servicios de estas empresas? Muchos de nosotros ya tenemos cuentas de correo de Microsoft (Hotmail, Outlook, MSN, Live) o Google,  pues bien: ambas compañías nos ofrecen un servicio de almacenamiento en la nube simplemente por tener una cuenta con ellas. En el primer caso ese servicio se llama Sky Drive, y en el segundo Google Drive.

En Futuro Informática sacamos provecho de ello y las usamos en muchas ocasiones para que nuestros clientes puedan tener sus ficheros de respaldo en los tres destinos: el propio disco duro, un dispositivo externo y la nube, buscando siempre asegurar la continuidad del trabajo de una manera fiable y rápida.

GestFuturo Programa para Taller: ¡Este programa me viene grande!

Cuando mostramos nuestro programa de talleres, en ocasiones nos encontramos, especialmente en talleres muy pequeños, con el temor del futuro usuario a que el elevado número de prestaciones le desborde, y haga el comentario del título.

Cabecera del programa de talleres

Como ya conocerán nuestros usuarios, el software para taller ofrece los siguientes módulos:

• Ventas
• Compras
• Almacén
• Contabilidad
• Tesorería

y dentro de ellos, diferentes apartados dedicados a aspectos muy determinados, aparte de los que son propios y habituales, como pueden ser:

• Gestión de vehículos de sustitución
• Planning del taller
• Control de tiempos de los operarios
• Fichas de mantenimiento de los vehículos
• Gestión de almacenes
• Inventarios
• Remesas bancarias
• Amortizaciones

El profesional que gestiona un taller pequeño al que mostramos GestFuturo Programa para Taller nos comenta a veces que lo ve excesivo para sus necesidades. Y seguramente lo sea, pero en el momento actual.

En nuestro trabajo diario, constatamos, y así lo hacemos saber a los nuevos usuarios, que el mayor esfuerzo a la hora de implantar una aplicación de gestión en el taller no es precisamente el económico, si no el que se hace para habituarse a esta (a pesar del apoyo y ayuda de nuestros compañeros del departamento de Soporte Técnico).

Por ello recalcamos que si alguna de las prestaciones no les es de utilidad simplemente la obvien de momento y no la usen. Porque si en un futuro los esfuerzos del equipo del taller dan sus frutos y este crece, y al tiempo lo hacen sus necesidades, no se deberá incurrir en un nuevo gasto de adquisición más allá de los puestos nuevos que puedan ser necesarios, y el tiempo de aprendizaje se reducirá enormemente al ya conocer los usuarios la dinámica básica del programa de gestión para taller mecánico.

GestFuturo Programa para Taller: Nuevo método de ticaje en las órdenes de reparación

El programa de taller de Futuro Informática permite gestionar la introducción de la mano de obra en las órdenes de reparación (y a su vez en la gestión de empleados) de diferentes maneras, como ya mostramos en este post anterior.

Muchos de nuestros clientes interesados en que los trabajadores fichen en el momento de empezar a trabajar o finalizar o interrumpir dicho trabajo en una orden de reparación concreta nos transmitieron la inquietud acerca del funcionamiento de la misma a través de una pantalla táctil o de un teclado.

En el caso de la pantalla táctil, es fácil imaginar que un operario que ha estado trabajando en un motor o una rueda, por ejemplo tendrá las manos sucias, y que o bien perderá tiempo lavándoselas o bien (y eso será lo más frecuente) tocará la pantalla y esta se manchará. Dicha operación realizada de forma repetitiva acabará, lo más seguro, inutilizando un elemento que es caro.

Lector de códigos de barras usado con el programa para talleres

Un teclado y un ratón son más económicos e incluso hay quien los forra con plástico para evitar la suciedad, y así hay multitud de talleres usándolos par el ticaje.

En ambos casos el trabajador debía introducir su código de usuario, el número de la OR y pulsar un botón en función del estado de trabajo al que pasara.

Por ello, como decíamos, varios clientes nos han solicitado una nueva vía de alta y baja de estado de trabajo en el software de taller, y nos complace anunciar que GestFuturo Programa para Taller ya permite el iniciar o finalizar el trabajo de un operario mediante el uso de un lector de códigos de barras.

Si está Vd. interesado en esta prestación de nuestro software de gestión para talleres, por favor póngase en contacto con nosotros a través de los medios habituales de contacto.