GestFuturo Programa para Taller: Los colores de las líneas en la vista Lista

Nuestro programa de gestión y facturación para talleres muestra los diferentes documentos y fichas de forma individual, para trabajar sobre cada una de ellos, y como una lista para buscar aquellos sobre los que deseemos realizar alguna acción.

En ocasiones veremos que cada una de esas líneas presenta un color diferenciado; ¿cuál es el motivo? evidentemente clasificarlas visualmente para una gestión mas intuitiva. ¿Y cómo saber a que corresponde cada una dentro del software de taller?: GestFuturo ofrece dentro del menú una opción llamada Leyenda en la cual se indican los diferentes colores y su significado.

Significado colores de las lineas en el software de taller

GestFuturo Programa para Taller: ¿a cuanto le vendí la última vez?

¿Saben que su programa para talleres les informa de los precios a los que hemos vendido esa pieza o servicio al cliente al que estamos facturando en el mismo momento de introducción del artículo?

En estos tiempos (y con algunas personas en concreto ha sido siempre así)  los clientes de  nuestro taller miran mucho la cuestión del precio, y a veces su memoria les juega malas pasadas y esperan un valor que no se corresponde con la realidad.

En otras ocasiones, puede darse el caso que hayamos tenido una deferencia comercial con un cliente, aplicándole un precio en particular y al vender ese artículo de nuevo no recordemos el precio o descuento.

El software de talleres mecánicos de Futuro Informática ofrece para el control de los precios de venta de una avanzada gestión de tarifas (de la que hablaremos en una próxima entrada de esta bitácora), pero para los que no la usen, la función de últimas ventas es un apoyo importante a la hora de gestionar estas situaciones.

Últimas ventas del articulo en el software de taller mecánico

Al introducir un nuevo artículo (y estando dado de alta en la base de datos, obviamente) en un documento de venta, en la parte inferior de la ventana de introducción de datos nos aparecerá un lista con las ventas de esa pieza o servicio a ese cliente en concreto, indicando la cantidad, el precio y el descuento aplicados.  Además se ofrece la opción de ampliar esa información a todas las ventas sin discriminar por cliente. Así podríamos ver todas las ventas hechas en nuestro programa de taller.

Así pues, cuando un cliente le replique "la última vez me lo vendiste a tanto", tendrá a su disposición la información concreta para replicar con seguridad y exactitud, sin perder el tiempo buscando.

Como siempre, no duden en consultarnos. Estamos a su disposición a través de los medios de contacto habituales.

GestFuturo Programa para Taller: El tique o ticket vs el albarán.

El programa de gestión para taller de Futuro Informática permite también el uso de lo que antiguamente se llamaban tiques. En estas líneas veremos que son y para que pueden utilizarse.

Un tique (o ticket) ahora es lo que la agencia tributaria define como factura simplificada.

En primer lugar observamos que su importe, IVA incluido, no puede superar los 400 € con excepción de las operaciones que se contemplan en el RD 1496/2003, en cuyo caso no deben superar los 3000 € IVA incluido.

En segundo lugar, por la parte que nos afecta al taller, sólo podremos aplicarlo en ventas a particulares de "bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional", por lo que cualquier reparación quedaría excluida.

Luego ¿en qué casos usar los tiques? Especialmente nuestros clientes con talleres de motos son los que más uso le pueden dar, ya que por su tipo de negocio no sólo reparan, si no que suelen vender accesorios que no precisan de la entrada del vehículo en taller (guantes, cascos, aceite 2T) y cuyo valor es inferior al requerido por la ley, el cliente no es profesional y no requiere de una factura con sus datos fiscales.

Ticket en el software de facturación para talleres

A nivel del software de taller, alguno de nuestros clientes nos plantea la comparación del tique (perdón, factura simplificada) con el albarán, ya que ambos representan, a priori, una entrega de bienes que disminuye el stock. Evidentemente eso es así, pero debemos recordar que el albarán deberá ser facturado en el momento del pago, y la factura  no puede ser emitida a nombre de "cliente contado" o similares, ya que debe obligatoriamente contener el nombre, NIF y domicilio del receptor de la misma.

Por supuesto que en el caso de una reparación ya no es una entrega de bienes, si no un servicio, quedando fuera por tanto de los supuestos de factura simplificada, y en todos los casos la entrada del vehículo en el taller deberá estar justificada por un resguardo de depósito acorde a la ley, tal y como los emite nuestro programa de gestión y facturación para talleres.

Si tienen cualquier duda al respecto, nos tienen como siempre a su disposición con los medios habituales de contacto.

Edita: Futuro Informática Profesional, S.L. empresa dedicada a software específico para Talleres de automoción, fabricantes e instaladores de toldos, enmarcadores, y gestión comercial en general.

GestFuturo Programa para Taller: Añadir fotografías desde el móvil a un documento.

Con nuestro software de facturación para taller existe la posibilidad de añadir imágenes y documentos a las fichas de cliente, artículo, proveedor, vehículo o a los documentos de compra y venta (presupuestos, órdenes de reparación, albaranes y facturas).

Cuando estos ficheros a añadir están en nuestro equipo no hay ningún problema, pero a la hora tomar fotografías a un vehículo para añadirlas a la orden de reparación, por ejemplo, es engorroso el proceso de conectar el teléfono con su cable y realizar el volcado de archivos.

Pero los sistemas operativos para móviles ofrecen la posibilidad de sincronización y guardado de las imágenes en cuentas de almacenamiento (Drive para android, SkyDrive en Windows), cuentas que también podemos sincronizar con nuestro ordenador, y así obtener una copia casi inmediata en el PC de la fotografía que acabamos de hacer.

Como Android es el sistema más extendido, explicaremos por encima como hacerlo para llegar a pasar las imágenes a los documentos del programa para talleres:

1.- Verificaremos que esta activa la sincronización en Ajustes->Cuentas->Google->nuestra cuenta de de gmail->Copia seg. Google Fotos.

2.- Instalaremos Google Drive para PC en nuestro equipo desde https://www.google.com/drive/download/ y lo configuraremos con la misma cuenta que el teléfono.

A partir de ahora, las imágenes que obtengamos desde el teléfono se encontrarán también en nuestro equipo: incluso desde la configuración de Drive, entrando en Google Fotos, podemos seleccionar que se sincronice directamente con la carpeta imágenes de Windows  (Crear una carpeta de Google Fotos), y así cuando deseemos añadir una imagen tomada con el móvil, simplemente la buscaremos en dicha carpeta en la ventana de búsqueda del programa de talleres.

Seleccionar documento a añadir en el programa de gestión para taller

Una última consideración: estas imágenes y documentos no se copian automáticamente con el sistema de copias de GestFuturo Programa para Taller, para evitar un volumen excesivo que retrase el inicio del software si empezamos con una copia de seguridad.

Si tienen alguna duda, estamos a su disposición en Futuro Informática

GestFuturo Programa para Taller: gestionando el Vehículo de Ocasión

El software de gestión y facturación para talleres de automoción de Futuro Informática permite también gestionar la venta de vehículos de ocasión.

Tengan en cuenta que lo que sugerimos a continuación es eso, una sugerencia y que nuestro programa de taller es muy abierto y permite siempre varios caminos a la hora de trabajar con él.

En este caso, cuando adquiramos un vehículo, lo daremos de alta mediante un presupuesto, a nombre del taller o a un cliente ficticio, como puede ser por ejemplo Vehículos Ocasión, con el objeto de poder localizar esos presupuestos de forma rápida. GestFuturo Programa para Taller permite también el uso de series, por lo que también podríamos gestionar estos procesos en una serie diferente.

En dicho presupuesto indicaremos el precio de compra, con el IVA  desglosado si la venta nos la hace una empresa o un profesional o a IVA 0 si adquirimos el coche o moto a un particular.

A ese precio añadiremos nuestro beneficio (este proceso puede hacerse ahora o posteriormente, en la factura, orden de reparación/pedido o albarán).  El software de gestión para taller de Futuro Informática ofrece la posibilidad de introducir dicho beneficio IVA incluido, y calculará la base imponible correspondiente. En el ejemplo que vemos a continuación, hemos adquirido el coche a un particular (IVA 0) por 4500 EUR y vamos a venderlo por 6000 EUR, obteniendo por tanto un beneficio de 1500 EUR IVA incluido. Como el régimen especial de los bienes usados (REBU) obliga a declarar el IVA de ese beneficio, introduciremos dicho importe en la celda PVP (Con IVA) para que el programa lo desglose en Base Imponible e IVA.

Beneficio del VO en el programa de talleres

en cuanto pulsemos Aceptar, se calculará el importe sin IVA y así se cargará en el documento:

Desglose del precio del usado en el software para taller

Al imprimir la factura usaremos un formato específico para ello, con el objeto de que al cliente le aparezca el precio total sin desglosar el IVA (en el caso de venta entre profesionales usaremos otra donde se indique el IVA pero sin mostrar el concepto beneficio), pero a nivel interno ese IVA repercutido se sumará al total que debemos declarar en el trimestre o mes correspondiente.

Factura de venta de vehículo usado del programa para talleres

En el caso de adquisiciones de vehículos a profesionales, deberemos dar de alta la correspondiente factura de compra con su IVA en el apartado correspondiente del programa de taller para deducir el IVA y gastos de la adquisición.

Un último apunte: en  ocasiones incurrimos en gastos que no asignaremos directamente a la venta pero que deseamos controlar: en la ficha del vehículo hay un apartado llamado Datos Venta en el que indicaremos los gastos y cantidades incrementadas para conocer el beneficio o coste de los gastos e ingresos añadidos a la venta (gestoría, regalos, extras...)

Gastos extra venta vehículo

Si desea cualquier información al respecto, nos tiene a su disposición por los medios de contacto habituales.

GestFuturo Programa para Taller: la firma digitalizada.

Al emitir desde el programa para taller un resguardo de depósito, debemos recibir ese firmado por el depositario para que tenga validez y constemos como autorizados.  Con las nuevas tecnologías tendemos a la optimización de costes y por tanto al ahorro de papel y a la agilización de las tareas de archivo. Dado que ya varios clientes nos lo han solicitado, estamos trabajando para la implantación de la firma digitalizada en nuestro software de gestión para talleres mecánicos.  Hablábamos en este blog ya hace algún tiempo acerca de la firma digital.  Si revisamos dicho artículo vemos que se define la firma como Firma electrónica reconocida, entre otras consideraciones como la generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

En ocasiones nos han preguntado si la simple firma en una tablet sería válida como tal, y legalmente debemos decir que no siempre; Para que sea válida deben darse dos aspectos: Por un lado que se capturen y cifren digitalmente trazo, velocidad y presión ejercidos a la hora de firmar y que mediante un software adecuado se certifique la vinculación de los datos con el documento firmado.

Firma software talleres

En el primer aspecto, solamente algunos dispositivos pueden hacerlo (un móvil o una tablet lo que hacen simplemente es recoger el trazo con algunas excepciones de Toshiba, Microsoft, Samsung y Apple s.e.u.o.).  Las tabletas digitalizadoras proporcionan ambos requisitos, e incluso alguna de ellas funciona como pantalla táctil a la hora de manejar el sistema operativo y los programas que tengamos abiertos. Lamentablemente, el coste que suelen tener dichos dispositivos es elevado y debemos calcular con detalle el retorno de la inversión para valorar su compra e inclusión en nuestro programa de taller.

Edita: Futuro Informática Profesional, S.L. empresa dedicada a software específico para Talleres de automoción, fabricantes e instaladores de toldos, enmarcadores, y gestión comercial en general.

GestFuturo Programa para Taller: Los tipos de vehículo

En el software de gestión y facturación para taller encontramos en la ficha de vehículo la opción de seleccionar el Tipo de vehículo, que nos servirá para determinar la imagen que se usa para la inspección visual, o clasificar los vehículos en los informes estadísticos, por ejemplo.

Inspección visual del vehículo programa para talleres de motos

En Ficheros->Tablas Auxiliares->Vehículos encontramos la Tabla de Tipos de Vehículo, donde podremos crear nuevos tipos de vehículo y asignar la imagen que mostrara el programa para taller a la hora de rellenar los desperfectos y/u observaciones previos a la recepción del vehículo de los que deseemos advertir al cliente.

Furturo Informática no solo desarrolla programas de talleres, si noque también tiene versiones del software para toldos, enmarcación y PYMES.

GestFuturo Programa para Taller: Generación de ordenes de reparación de parte o varios presupuestos

En el programa de gestión de taller mecánico de Futuro Informática, la generación de una orden de reparación proveniente de un presupuesto completo no tiene más dificultad que la de pulsar el botón Paso a Orden de Reparación.  Pero en ocasiones, para evitar varias impresiones, podemos generar un presupuesto con varias alternativas para que el cliente elija una o parte de ellas.

En este caso, en el proceso de generación de la orden de reparación en el software para talleres tenemos dos alternativas.

La primera se encuentra dentro del propio presupuesto, desde el que podremos seleccionar mediante el uso de marcas varias líneas de ese presupuesto o varios presupuestos de ese cliente.

Selección de presupuestos o líneas para la generación de la orden de reparación en el programa para taller

La segunda podemos hallarla en la propia Orden de Reparación. Una vez creada, el programa para taller mecánico nos permite seleccionar uno o varios presupuestos, o líneas de estos para añadirlos a dicha Orden de Reparación.

Selección de presupuestos o líneas para la generación de la orden de reparación en el software de talleres

Si necesita más información, estamos a su disposición en Futuro Informática.

GestFuturo Programa para Taller: la consulta de artículo

Dentro del software de gestión y facturación para taller mecánico de Futuro Informática hay una funcionalidad que queda un poco escondida y que facilita la consulta de los artículos de una forma directa.

Botón consulta artículo software taller mecánico

Accediendo al icono que muestra un libro y que encontraremos dentro del grupo de iconos que encontraremos arriba a la izquierda de la pantalla principal se nos abrirá una pantalla en la que introduciendo o buscando el código del artículo en la primera celda que encontramos (incluso con un lector de códigos de barras) nos informará de los precios de venta y compra, del  stock en cada uno de los almacenes, la información del último pedido pendiente sin necesidad de acceder a la pestaña almacén, siempre procurando hacer los procesos mas rápidos y eficientes.

 

Pantalla consulta artículo programa para talleres

En Futuro Informática trabajamos para ofrecer a nuestros clientes el mejor programa para taller, ya sea mecánico, de chapa y pintura, neumáticos, eléctrico, de motos, vehículo industrial, recambios
o cualquier otro sector relacionado.

GestFuturo Programa para Taller: El uso de tickets (o factura simplificada)

Una de las prestaciones del programa de gestión y facturación para taller de Futuro Informática que no se activa por defecto es la posibilidad de emitir tiques, denominados oficialmente por la Agencia Tributaria facturas simplificadas.

Evidentemente, un taller que solamente se dedica a la reparación de vehículos no tiene necesidad de ellos ya que en las facturas de las reparaciones deben constar datos que no tienen lugar en el ticket.

No obstante, es habitual que en los talleres de motos el negocio tenga dos vertientes separadas: por un lado la reparación y venta de vehículos, y por otro lado la venta de accesorios y complementos, donde los datos del vehículo o del cliente no son necesarios (venta de botes de aceite para dos tiempos, chaquetas o  guantes, por ejemplo)

Eso también puede suceder en algún taller/concesionario, donde se vendan repuestos y se hace en condiciones parecidas.

Para esas ventas podemos usar la gestión de tiques del software para talleres, que no hacen necesarios los datos del cliente ni del vehículo, agilizando el proceso, además del ahorro en tinta y papel si usamos una impresora dedicada al efecto.

Ticket en software para taller

En el programa de taller encontraremos los tiques en la pestaña Ventas, y llevarán una numeración separada a la de las facturas.

Si alguno de nuestros necesita activar esta opción, no tiene mas que ponerse en contacto con nuestro Servicio Técnico y le atenderán con mucho gusto.

GestFuturo Programa para Taller: Información de los cambios en las versiones

En Futuro Informática nos preocupamos en ofrecer el mejor programa de gestión y facturación para taller. Es por ello que de forma continua se van aplicando actualizaciones del mismo para añadir pequeñas o grandes modificaciones que lo mejoren o en el caso necesario corregir pequeños errores que no hayan sido detectados durante las pruebas previas a su lanzamiento.

Este proceso se aplica tal y como explicábamos aquí, y en un principio no se contemplaba información ninguna al usuario de nuestro software de talleres.  Ahora, en las versiones más actuales de la aplicación, podrá acceder a la información de los cambios realizados en el programa de gestión para talleres.

Actualizar programa para talleres

Para ello, en la pestaña Información encontrará un apartado llamado Novedades donde se exponen dichos cambios, como hemos dicho, siempre buscando ofrecer el mejor software a nuestros usuarios.

Como siempre, quedamos a su disposición para aclararles cualquier duda que pudieran tener al respecto,

GestFuturo Programa para Taller: Personalizar las columnas del modo lista

El programa de gestión para talleres de Futuro Informática muestra la información en columnas en la pantalla Lista que podemos encontrar en diferentes secciones.

La forma en que se muestran las columnas en el software de taller  está predefinida, pero GestFuturo permite personalizarla. Por ejemplo, manteniendo pulsado y arrastrando el extremo derecho del título podremos variar el ancho. Si mantenemos pulsado el título podremos mover la columna a la posición que deseemos.

Cambio título columna software para talleres

Otras opciones que ofrece el programa de facturación para talleres de mecánica y chapa y pintura son la posibilidad de cambiar el texto de la cabecera situándonos sobre esta y pulsando la combinación de teclas Ctrl+Alt+F6.

La misma combinación pero con F9 borra la columna y con F4 borra la configuración personalizada y la devuelve a la original, muy útil en caso de error.

Para más información, estamos a su disposición en Futuro Informática.

GestFuturo Programa para Taller: Los datos del perito siempre a mano.

En el software de gestión para taller de chapa y pintura es importante el poner a disposición del usuario la mayor cantidad de información útil posible.

Los datos de los peritos son datos recurrentes, es decir, se repiten con frecuencia, por lo que el tenerlos almacenados y accesibles con facilidad desde el programa de gestión para talleres nos facilitará el trabajo y por tanto nos supondrá un ahorro en tiempo lo cual aumentará la rentabilidad del taller.

GestFuturo Programa para Taller dispone de la Tabla de Peritos, en la cual insertaremos los diferentes datos de aquellos con los que trabajemos (gabinete, teléfonos, fax....) y que se nos ofrecerán para insertarlos en los documentos de venta para no tener que distraernos en búsquedas si necesitamos contactar con ellos.

Datos Perito en Orden de Reparación

Además, esos datos podrán ser mostrados en la hoja de trabajo u orden de reparación a la hora de ser impresas, con lo cual ni siquiera deberemos acudir al ordenador para tener los datos a mano:

Perito en hoja de taller

Para las altas bajas y modificaciones de datos acudiremos como siempre a las Tablas Auxiliares y pulsando dentro de la opción Vehículos encontraremos el acceso.

Para más información, nos tienen a su disposición a través de los medios de contacto habituales de Futuro Informática.

GestFuturo Programa para Taller: Asignar unidades de medida personalizadas

Hoy repasamos una pequeña opción en nuestro programa de gestión y facturación para taller que seguramente habrá pasado desapercibida para muchos de nuestros usuarios.

A la hora de gestionar las piezas suele ser normal que se adquieran por unidades, siendo la medida algo accesorio, pero en ocasiones es necesario remarcar esta para que a la hora de seleccionar un material tomemos la cantidad necesaria.

Por ejemplo, físicamente será lo mismo almacenar un rollo de cable de tres metros que tres metros de cable en un rollo, pero a la hora de vender, el cobrar un rollo o un metro es completamente diferente.

Para evitar errores en ese aspecto, el software de talleres de Futuro Informática ofrece la posibilidad de personalizar las unidades de medida.  Para ello, acudiremos a las Tablas Auxiliares y en la Tabla de Unidades de Medida de Artículo daremos de alta las que nos sean necesarias.

Unidades de medida en el programa para talleres

Una vez creadas, a la hora de gestionar un artículo desde su ficha podremos asignarle cualquiera de las creadas, y así poder tener una referencia clara a la hora de la venta o la gestión del inventario.

Desde Futuro Informática hacemos no sólo programas para taller de mecánica, de chapa y pintura, neumáticos o electricidad, sino que también ofrecemos software para otras especialidades, como pueden ser la fabricación de toldos, de marcos para cuadros o para PYME.

GestFuturo Programa para Taller: Las marcas y las marcas personalizadas.

El software para talleres de Futuro Informática se va haciendo mejor poco a poco con modificaciones y utilidades que lo hagan mas ágil y más útil al profesional del taller mecánico o de chapa y pintura.

Una de las prestaciones que ofrece es la de marcar registros, ya sea con marcas ya predefinidas (que normalmente son 1 y 0 o en blanco (marcado y no marcado), que GestFuturo Programa para Taller usa, por ejemplo, para facturar sólo determinados albaranes, o los albaranes de determinados clientes.

Encontraremos en las listas la columna Marca  (no tiene nada que ver con el periódico deportivo) y habitualmente, el registro marcado aparecerá con el fondo de color amarillo.

Pero en ocasiones necesitaremos que el software de talleres nos diferencie esos registros para un uso personal y con más de una variación. Para ello existen las Marcas Personalizadas. Con ellas, podemos crear nuevos tipos de marca, con su color elegido por nosotros, lo que nos permitirá señalar y filtrar los datos a nuestro gusto. Ese proceso de creación se realiza desde Ficheros->Tablas Auxiliares->Tabla de Marcas; una vez creadas, podremos seleccionarlas buscando en el deplegable que nos aparecerá al hacer clic sobre el campo que se encuentra en la columna Marca Pers.

Marca Personalizada programa de taller

Como es habitual, estas prestaciones también están presentes en las versiones del software para toldos, enmarcación y PYMES que desarrolla y vende Futuro Informática.

GestFuturo Programa para taller: El saldo del cliente

El software para talleres de coches de Futuro Informática presenta en las pantallas de venta la información correspondiente al riesgo vivo o cubierto por un cliente.
¿A que nos referimos con el riesgo vivo? Al total de operaciones pendientes de cobro, no sólo facturas, sino que incluiremos los pedidos no servidos (no albaranados), los albaranes no facturados y las facturas pendientes de cobro.

Este importe aparece en los documentos de venta en la parte superior izquierda con la leyenda Saldo.

Riesgo cliente software talleres

Dicho importe aparecerá en rojo si en la ficha de cliente del programa de taller indicamos en la ficha de cliente un importe en la casilla Crédito/L. riesgo y el importe del riego vivo supera el del limite de crédito asignado.

Por otra parte, pulsando sobre ese importe se presentará una lista de los documentos que conforman dicho riesgo, para que podamos gestionarlo de forma adecuada.

Detalle saldo programa de taller

Evidentemente, y como es habitual en nuestro programa para talleres, haciendo clic en las diferentes líneas accederemos a los documentos correspondientes.

Si desea más información estamos a su disposición a través de los medios habituales de contacto con Futuro Informática

GestFuturo Programa para Taller: la gestión del pagaré

El programa de gestión para talleres de Futuro Informática trata los pagarés de forma adecuada a lo dispuesto en la normativa contable.

De hecho, cuando un cliente nos entrega un pagaré como instrumento de pago, estamos cambiando una deuda comercial por una deuda financiera, es decir estamos proporcionando a quien nos entrega el pagaré una financiación con la que paga la deuda.

Pago factura con un pagaré, programa talleres

Contablemente, el software de taller que ofrecemos pasará el importe de la cuenta del cliente (430XXXX) a la cuenta "Clientes, Efectos comerciales a cobrar"  (431XXXX)

En el caso de que seamos nosotros los que entreguemos un pagaré, el programa para taller cambia nuestra deuda de la cuenta 400XXXX a "Proveedores, Efectos comerciales a pagar" (401XXXX).

Es por ello por lo que debemos considerar que aunque consten las facturas como pagadas, podremos tener una deuda en forma de pagarés (a cobrar o a pagar) que controlaremos desde Contabilidad o desde Tesorería en el apartado pagarés:

Gestión de pagarés, software de taller

Desde Futuro Informática ofrecemos no sólo programas para talleres mecánicos, de chapa y pintura, neumáticos o electricidad, sino que también disponemos de software para otros gremios, como pueden ser los de fabricación e instalación de toldos, de enmarcación o para PYMES.