GestFuturo Programa para Taller: Nueva gestión de marcas en la tesorería (Gestión de Cobros y Pagos)

Una utilidad del programa de talleres que es apreciada cada vez más por sus usuarios es la Gestión de Marcas.  Ya hablamos de ella en este post, pero para refrescar la memoria de nuestros lectores e información de quien no lo conozca, diremos en resumen que en diversos apartados del software de gestión de taller el usuario puede marcar registros (órdenes de reparación, facturas, clientes, albaranes, o vehículos, por ejemplo) ya sea con una marca simple (marcado o no marcado) o con Marcas Personalizadas que crearemos en la tabla correspondiente dentro de Tablas Auxiliares.

Gestión de Marcas en el Programa de Taller

Ello nos permite, gracias a la asignación personalizada de colores, tener un control visual de la información (por ejemplo una factura a controlar o las órdenes de reparación pendientes de peritación) en aquellos lugares donde lo consideremos necesario.


Uno de los apartados donde esta prestación no estaba presente era en la Tesorería. Es evidente que es un aspecto importante a la hora de controlar los movimientos dinerarios de nuestro taller y por ello, el equipo de desarrollo de Futuro Informática ha incorporado en ella la Gestión de Marcas

Así pues, los usuarios de nuestro programa de gestión y facturación para taller la van a tener a su disposición a medida que vayan actualizando su versión.

Como es habitual en los aspectos que son comunes, esta mejora también se ha aplicado a las demás versiones de GestFuturo. Contacten con nosotros si tienen cualquier duda o necesitan más información.

GestFuturo Programa de Taller: Cambiando la Tarifa a todos los artículos de un documento

Hablamos en su día en este blog acerca del funcionamiento de las tarifas en el programa de taller:

En un primer artículo nos centramos en las tarifas generales y en el artículo posterior disertamos acerca de las tarifas personalizadas para un cliente, dónde veíamos como crear una relación de precios especiales, designar a los clientes a los que deben aplicarse y como aplicarlas de forma excepcional en un momento determinado.

En el uso de las prestaciones de un software para taller, no debemos olvidar que quien lo maneja no está exento de errores, o que en un momento determinado puede surgir la necesidad de cambiar los datos introducidos.

Como en Futuro Informática nuestro objetivo es ofrecer potencia de uso conjugada con facilidad, comodidad y eficacia, si en un momento determinado hemos creado un documento de venta con una tarifa determinada y deseamos cambiarla, no será necesario el borrar y reintroducir de nuevo cada una de las líneas si no que en el menú disponemos de una opción desde la cual seleccionar la nueva tarifa a aplicar y el programa de talleres modificará todos los precios del documento de forma automática.

Selección de la tarifa en el programa de taller

Esta modificación podemos realizarla cuantas veces queramos, siempre prestando atención a que los documentos de los que provenga o que se hayan realizado a partir de este documento no variarán (por ejemplo, trabajamos sobre un albarán y cambiamos la tarifa: la orden de reparación y la factura correspondientes no cambiarán).

Como es habitual, esta característica es común con las demás versiones de GestFuturo, y estamos a su disposición para atender sus consultas mediante los habituales medios de contacto.

GestFuturo Programa para Taller: Legalización telemática de los libros ante el Registro Mercantil

Hace ya algún tiempo implementamos en el programa de gestión para taller un par de módulos para la presentación telemática de los modelos 303 (Autoliquidación de IVA ) y 340 (Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro de IVA).

Presentación del modelo 303 desde el software de taller

Por otra parte, las sociedades también están obligadas a presentar ante el Registro Mercantil una serie de documentos relacionados con sus cuentas y su actividad ; en Futuro Informática hemos trabajado en ello, y desde las últimas versiones del software de talleres ya hemos añadido la legalización de los libros de forma telemática a través de la web de los Colegios de Registradores de España.

Los documentos que deben legalizarse son:

• El libro Diario.
• El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
• El libro de Actas de las Juntas.
• El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
• Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
• Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad

GestFuturo Programa para Taller genera los ficheros para su presentación de acuerdo a las instrucciones y normativa vigentes, siempre buscando las mejores prestaciones y la mayor funcionalidad  para ponerlas al servicio de los usuarios.

Como es habitual, estas características también están a la disposición de los clientes que utilizan las demás versiones de nuestro software destinadas a las empresas de fabricación y montaje de toldos, de enmarcación o PYMES en general.

GestFuturo Programa para Taller: La generación automática de pedidos de compra

El software de gestión para talleres de Futuro Informática permite al usuario generar de forma automática los pedidos a los proveedores.

Ese proceso podemos realizarlo de dos maneras diferentes (con sus diferentes configuraciones):
la primera, desde una Orden de Reparación (o desde un Pedido si usamos las demás versiones de GestFuturo) o desde la ventana de gestión de Artículos.

En el caso de una Orden de Reparación, podremos generar un pedido a los proveedores a los que pertenezcan los artículos existentes en esa Orden, o en un rango de ellas que habremos determinado:

Pedido a proveedor desde Orden de Reparación del programa para taller

Para realizar esta operación  acudiremos al Menú y allí pulsaremos sobre Generar pedidos a proveedor.

La otra opción que ofrece el programa de taller al mecánico o profesional de chapa y pintura es la de generar los pedidos de forma automática desde la ventana Pedidos a Proveedores de la pestaña Compras.

Para ello nos situaremos sobre cualquier pedido desde el Menú seleccionaremos en la lista que se presenta una de las dos opciones: Generar pedidos de artículos bajo mínimos o Generar pedidos de artículos hasta el stock óptimo.

Pedido a proveedor de artículos bajo mínimos del software de talleres

Cada uno de ellos generará el o los pedidos correspondientes de los artículos del proveedor elegido (o de todos los proveedores si dejamos el campo proveedor en blanco)

Una vez generados, podemos enviarlos por correo electrónico seleccionando la impresión por PDF, procedimiento sobre el que hablaremos en breve en este blog.

La generación de pedidos a proveedores no es exclusiva del programa de facturación para taller, si no que es un elemento común a todas las versiones de GestFuturo, ya sea la de Toldos, la de Enmarcación o la de PYMES.

GestFuturo Programa para Taller: La gestión del almacén

El  programa de gestión de talleres de Futuro Informática permite controlar las existencias, tanto nivel cuantitativo (el número de unidades o lotes de un artículo determinado que están en nuestro poder) como a nivel ubicativo (el almacén y el lugar de este en el que se encuentran).

Para lo primero, GestFuturo agrega o reduce el número de unidades de un artículo en stock de acuerdo a la cantidad introducida en un albarán, ya sea de compra como de venta.  Los albaranes de compra sumarán dicha cantidad al stock. En el caso de una nota o albarán de devolución a un proveedor, la cantidad es negativa, por lo que al sumar dicha cantidad negativa el stock disminuirá, como debe ser.  Por su parte, los albaranes de compra restarán la cantidad reseñada en ellos de las existencias. Al igual que en el caso de las compras, si recibimos una devolución de un cliente consignaremos la cantidad en numero negativo, que al restarse incrementa las existencias correspondientes.

Esas cantidades se reflejan en la ficha de artículo en la casilla Stock actual:

Stock del artículo en la ficha del programa para taller

Para comprobar los movimientos que dan lugar a dicho nivel de existencias, en la parte superior tenemos la pestaña Mov. de Albaranes dónde mediante una serie de filtros obtendremos información detallada de los albaranes de compra y de venta que han afectado a las existencias de dicho artículo.

En cuanto a la gestión de la localización de las existencias, el software para taller ofrece por una parte la indicación de la ubicación en el almacén principal (que introduciremos en el campo Ubicación) y por otra parte la posibilidad de trabajar con distintos almacenes (que crearemos desde la pantalla que aparece al pulsar en el icono  Almacenes). El primero de ellos será el principal y al que se añadirán o restarán por defecto a no ser que se indique de otra manera en el momento del Alta en el documento de venta o en alta de una Albarán de compra, seleccionando el almacén en la casilla al efecto.

Las cantidades y localizaciones del artículo en los diferentes almacenes son accesibles pulsando en el icono que hay a la derecha del campo Stock Actual.

Por último, si movemos material de un almacén a otro, deberemos reflejarlo en el programa para taller. Para ellos utilizaremos el módulo Mov. de almac. (Movimientos del artículo entre almacenes) que encontraremos en la ficha de artículo, con lo que realizaremos una especie de albarán interno para referenciar el cambio de localización de una determinada cantidad de dicho artículo.

Como es habitual, estas prestaciones también está presentes en GestFuturo Toldos, GestFuturo Enmarcación y GestFuturo PYME.

GestFuturo Programa para Taller: El aviso de falta de stock personalizado

En la configuración inicial que hacen del programa de gestión y facturación para taller nuestros compañeros del Servicio Técnico, se determina si el usuario desea que la aplicación muestre un aviso indicando que no hay unidades suficientes para dar curso a la venta o reparación. Este aviso aparecería cuando la cantidad del artículo que estamos introduciendo en un documento de venta que afecte al stock (la Orden de Reparación que reserva el material y el Albarán de Venta que decrementa la cantidad en existencias) sea mayor que las unidades disponibles en existencias. Evidentemente, ese aviso no ha lugar cuando el artículo esta marcado como No Almacenable.

Ese aviso no impide el alta en el documento, ya que podemos tener ese material pendiente de recepcionar y dar de alta su albarán de compra, o bien va a recibirse en breve desde el proveedor.

No obstante, es habitual que no se lleve un control exhaustivo en el pequeño y mediano taller, por lo que no se suele dejar esa opción activa por defecto.

Pero en ocasiones el usuario puede necesitar tener ese aviso para artículos, familias o subfamilias determinadas (por dificultad en el suministro, por acuerdos especiales de compra...) o al contrario, si se ha configurado el programa para que se le avise puede desear que no sea así en algunas excepciones; para ello el software de talleres de Futuro Informática ofrece la posibilidad de personalizar ese aviso. En este caso acudiremos a la pantalla Artículos, en Almacén, y en el Menú seleccionaremos Configurador de pedidos automáticos a proveedor.

Configuración aviso de falta de stock en el programa de talleres

En esa pantalla podremos indicar a que Familia, Subfamilia o Artículo queremos que aplique la excepción cambiando el campo Avisar si no se dispone de stock (que aparecerá con la opción por defecto SI o NO)

Como siempre, esta característica es común a todas las versiones de GestFuturo, y tienen a su disposición a nuestro equipo para que les solvente las dudas que puedan tener al respecto u otros aspectos del programa para talleres mecánicos, de chapa y pintura, neumáticos, motos...

GestFuturo Programa para Taller: Exportación de datos contables

Nos preguntan frecuentemente con relación a nuestro software para taller, la posibilidad de exportar datos a otros programas especializados en contabilidad.

Es evidente que la mayoría de los talleres no gestiona directamente la parte contable, si no que se subcontrata este servicio, generalmente con el de laboral y pago de impuestos con un gestor administrativo externo.

GestFuturo Programa para Taller facilita el procedimiento para exportar la información necesaria para el asiento y contabilización de facturas, tanto de compra como de venta y los pagos correspondientes. Para ello, en Contabilidad, encontraremos un icono que nos lleva al módulo Exportar Asientos.

Exportación contabilidad del software de taller

En él, seleccionaremos los rangos de fecha y el tipo de documento cuyos datos queremos exportar, del contenido de la cuenta de Caja y el Libro de Diario

Recalcamos que a pesar de que en la contabilidad de GestFuturo Programa para Taller haya datos anotados, no son sólo estos los que se pueden exportar, si no también los que se derivan de las facturas de compra y venta y los de tesorería.  Deberemos seleccionar unos u otros según  nuestra necesidad o conveniencia.

Estos datos se grabarán en unos ficheros intermedios (que podremos enviar por correo electrónico, copiarlos a una memoria USB o subirlos a un almacenamiento externo) y nuestro gestor sólo deberá seguir los pasos estipulados en su software para que dichos datos se carguen de forma automática en su software de gestión contable.

GestFuturo genera los ficheros compatibles con los principales programas de contabilidad usados en España, como son ContaPlus. A3CON o  NCS Director.

Como es habitual en los aspectos generales de la gestión. esta funcionalidad está presente en las demás versiones de GestFuturo: Toldos, Enmarcación y PYMES.

No dude en consultar a nuestro Servicio Técnico o Departamento Comercial si tiene cualquier duda al respecto.